Anexos del Manual de Datos Personales
ANEXOS DEL MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
ASISEGUROS LTDA.
Versión 01.09.2026 — Aprobado el 1 de septiembre de 2026 — Documento de uso interno
Estos formatos hacen parte integral del Manual Interno de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales. El Área Jurídica es la única autorizada para modificarlos y conserva copia de cada versión con su fecha de vigencia, de modo que pueda acreditarse cuál estaba en uso al momento de cada recolección.
ANEXO 1. FORMATO DE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Este anexo contiene dos versiones del mismo texto: la versión para el formulario web y la versión para diligenciamiento físico. Ambas deben mantenerse alineadas; cualquier cambio en una obliga a modificar la otra.
1.1. Versión para el formulario web
Texto que debe mostrarse en el formulario, con casillas de verificación independientes y ninguna premarcada. Las casillas 1 y 2 son de finalidades distintas: la primera es necesaria para atender la solicitud y puede exigirse para enviar el formulario; la segunda es opcional y su rechazo no puede impedir el envío.
Casilla 1 (obligatoria para enviar la solicitud).
☐ Autorizo a ASISEGUROS LTDA., NIT 901.483.323-4, a recolectar, almacenar, usar, circular y suprimir mis datos personales para atender mi solicitud de cotización, gestionar la colocación, renovación o modificación de la póliza ante las compañías aseguradoras, acompañar el trámite de reclamaciones y siniestros, y cumplir las obligaciones legales y contractuales a su cargo, en los términos de la Política de Tratamiento de Datos Personales que declaro haber consultado en www.asiseguros.com.
Casilla 2 (opcional).
☐ Autorizo además a ASISEGUROS LTDA. a contactarme por correo electrónico, mensajes de texto, llamadas telefónicas o WhatsApp para enviarme información comercial y publicitaria sobre sus productos y servicios, invitaciones a eventos, encuestas de satisfacción y campañas de fidelización. Entiendo que no estoy obligado a autorizar este tratamiento y que puedo revocarlo en cualquier momento escribiendo a legal@asiseguros.com, sin que ello afecte los servicios que reciba de la Compañía.
Casilla 3 (solo cuando el trámite requiera datos sensibles).
☐ Entiendo que los datos relativos a mi salud y mis datos biométricos son datos sensibles, que no estoy obligado a autorizar su tratamiento y que la respuesta a las preguntas que versen sobre ellos es facultativa. Autorizo de manera explícita a ASISEGUROS LTDA. a tratarlos con la finalidad exclusiva de gestionar la evaluación del riesgo asegurable ante la compañía de seguros, la expedición y ejecución de la póliza, el trámite de reclamaciones y siniestros y la validación de mi identidad. Ninguna actividad de la Compañía está condicionada a que yo suministre estos datos.
Advertencia bajo el campo de texto libre. Debe mostrarse de forma visible junto al campo “Mensaje”: “Por favor no incluya en este campo información sobre su salud, diagnósticos, tratamientos ni datos de terceros. Si el trámite requiere esa información, se la solicitaremos por un canal seguro.”
Registro que debe guardar el sistema por cada envío: fecha y hora, identificador de la versión del texto de autorización mostrado, dirección IP, y el valor de cada casilla por separado. Sin este registro no hay prueba de la autorización.
1.2. Versión para diligenciamiento físico
ASISEGUROS LTDA., NIT 901.483.323-4, con domicilio en la Calle 106 No. 51-19, Piso 2, Bogotá D.C., correo legal@asiseguros.com y teléfono (+57) 318 523 1290, es el responsable del tratamiento de los datos personales que usted suministre.
Sus datos serán recolectados, almacenados, usados, circulados y suprimidos para las finalidades que se indican a continuación. Marque en cada caso si autoriza o no autoriza el tratamiento correspondiente.
| Finalidad | Autorizo | No autorizo |
|---|---|---|
| Gestionar la cotización, colocación, renovación y modificación de pólizas ante las compañías aseguradoras, y prestar el servicio de intermediación contratado. | ||
| Acompañar el trámite de reclamaciones y siniestros ante la aseguradora. | ||
| Gestionar el pago de primas y remitir extractos, estados de cuenta y facturas. | ||
| Atender peticiones, consultas, quejas y reclamos. | ||
| Cumplir obligaciones legales, tributarias, contables y de prevención de lavado de activos. | ||
| Enviar información comercial y publicitaria, invitaciones a eventos, encuestas de satisfacción y campañas de fidelización. | ||
| Tratar mis datos de salud y biométricos para la evaluación del riesgo asegurable, la expedición y ejecución de la póliza, el trámite de siniestros y la validación de identidad. |
Declaro que ASISEGUROS LTDA. me informó, de forma previa y explícita, que los datos relativos a la salud y los datos biométricos son datos sensibles, que no estoy obligado a autorizar su tratamiento y que la respuesta a las preguntas que versen sobre ellos es facultativa. Ninguna actividad de la Compañía está condicionada a que yo suministre datos sensibles.
Declaro que conozco mis derechos como titular: acceder gratuitamente a mis datos; conocerlos, actualizarlos y rectificarlos; solicitar prueba de la autorización otorgada; ser informado del uso dado a mis datos; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite ante la Compañía; y revocar la autorización o solicitar la supresión del dato, total o parcialmente, cuando no exista un deber legal o contractual que imponga permanecer en la base de datos. Estos derechos se ejercen escribiendo a legal@asiseguros.com, mediante el formulario disponible en www.asiseguros.com o en la dirección física indicada, de lunes a viernes de 8:00 a. m. a 6:00 p. m.
Declaro que la Política de Tratamiento de Datos Personales de ASISEGUROS LTDA. me fue puesta a disposición antes de entregar mis datos y que suscribo esta autorización de forma libre y voluntaria, una vez leída en su totalidad.
Nombre del Titular: _______________________________________________
Documento de identidad: _______________________________________________
Firma: _______________________________________________
Fecha (día, mes y año): _______________________________________________
Cuando el Titular sea menor de edad, la autorización la otorga su representante legal, dejando constancia de que se escuchó la opinión del menor:
Nombre del niño, niña o adolescente: _______________________________________________
Nombre del representante legal y calidad en que actúa: _______________________________________________
Documento de identidad del representante legal: _______________________________________________
Firma del representante legal: _______________________________________________
Declaro que se escuchó la opinión del niño, niña o adolescente sobre el tratamiento de sus datos, atendiendo su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
ANEXO 2. AVISO DE PRIVACIDAD
El aviso de privacidad se utiliza cuando no es posible poner la Política a disposición del Titular de manera directa, es decir, en la captación telefónica, presencial y por mensajería instantánea. Su divulgación no releva a la Compañía de dar a conocer la Política.
2.1. Mensaje automático de bienvenida en WhatsApp Business
Debe configurarse como respuesta automática al primer mensaje de cada contacto y volver a enviarse cuando hayan transcurrido más de seis meses sin interacción.
Le damos la bienvenida a ASISEGUROS LTDA. (NIT 901.483.323-4). Los datos que nos comparta por este canal —su nombre, teléfono, correo y la información del seguro que le interesa— serán tratados por ASISEGUROS LTDA. como responsable, para atender su solicitud, cotizar y gestionar la colocación de su póliza ante las compañías aseguradoras y cumplir las obligaciones legales a nuestro cargo.
Usted puede conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, solicitar prueba de la autorización y revocarla, escribiendo a legal@asiseguros.com. Consulte nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales en www.asiseguros.com.
Por favor no envíe por este medio información sobre su salud, diagnósticos o tratamientos. Si el trámite la requiere, se la solicitaremos por un canal seguro y le informaremos previamente que se trata de datos sensibles cuya entrega es facultativa.
Si continúa la conversación por este canal, entenderemos que conoce esta información. Si prefiere no continuar, responda NO y suprimiremos sus datos.
2.2. Guion para la captación telefónica
La Compañía no graba las llamadas. Por eso el funcionario lee el guion y, antes de continuar el trámite, remite el aviso por correo o WhatsApp y obtiene una respuesta afirmativa escrita, que se archiva en el expediente del Titular.
Antes de continuar le informo que ASISEGUROS LTDA., NIT 901.483.323-4, tratará los datos que usted me suministre para atender su solicitud, cotizar y gestionar su póliza ante las aseguradoras y cumplir nuestras obligaciones legales. Usted puede conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, pedir prueba de la autorización y revocarla, escribiendo a legal@asiseguros.com. Nuestra Política de Tratamiento está publicada en www.asiseguros.com.
Si en el curso del trámite necesitamos datos sobre su salud, le advierto desde ahora que son datos sensibles, que usted no está obligado a suministrarlos y que responder esas preguntas es facultativo.
Le voy a enviar esta misma información por correo electrónico o por WhatsApp. Le agradezco responder confirmando que autoriza el tratamiento, para poder continuar.
2.3. Aviso para atención presencial
Debe exhibirse de forma visible en la recepción de la oficina y entregarse impreso cuando se recojan datos en papel.
ASISEGUROS LTDA., NIT 901.483.323-4, Calle 106 No. 51-19, Piso 2, Bogotá D.C., legal@asiseguros.com, es responsable del tratamiento de los datos personales que usted suministre, con la finalidad de atender su solicitud, gestionar la intermediación de su seguro y cumplir las obligaciones legales a su cargo. Usted tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, a solicitar prueba de la autorización, a ser informado del uso dado a sus datos, a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio y a revocar la autorización. La respuesta a las preguntas sobre datos sensibles y sobre datos de niñas, niños y adolescentes es facultativa. Nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales está disponible en www.asiseguros.com y en esta oficina.
ANEXO 3. FORMATO DE RADICACIÓN DE SOLICITUDES DE HABEAS DATA
Este formato se pone a disposición del Titular, pero su uso no es obligatorio: ninguna solicitud puede rechazarse por no haberse presentado en él. Si la solicitud llega incompleta, se aplica el requerimiento de subsanación previsto en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
| Campo | Información |
|---|---|
| Radicado interno (lo asignal Área Jurídica) | |
| Fecha y hora de recibo | |
| Canal por el que ingresó | |
| Nombres y apellidos completos del solicitante | |
| Documento de identidad | |
| Calidad en que actúa (titular, causahabiente, representante, apoderado) | |
| Dirección física | |
| Correo electrónico | |
| Teléfono de contacto | |
| Medio por el que desea recibir respuesta | |
| Derecho que ejerce (conocer, actualizar, rectificar, suprimir, prueba de la autorización, revocatoria, información sobre el uso de los datos) | |
| Hechos que dan lugar a la solicitud | |
| Documentos que aporta | |
| Firma del solicitante (si aplica) |
Al recibir la solicitud, el funcionario que la reciba la remite el mismo día hábil al Área Jurídica. La radicación ante un canal distinto no releva a la Compañía del deber de resolverla.
ANEXO 4. REGISTRO DE SOLICITUDES DE HABEAS DATA
El Área Jurídica lleva este registro en medio electrónico, con acceso restringido, y lo conserva como evidencia del cumplimiento del deber de tramitar consultas y reclamos. Es también la fuente del reporte anual de reclamos ante la Superintendencia de Industria y Comercio, si la Compañía llega a estar obligada al Registro Nacional de Bases de Datos.
| Radicado | Fecha de recibo | Titular | Calificación (consulta o reclamo) | Fecha límite de respuesta | Estado |
|---|---|---|---|---|---|
Campos adicionales que debe contener cada registro:
- Derecho ejercido y bases de datos afectadas.
- Fecha del requerimiento de subsanación, cuando aplique, y fecha de la respuesta del solicitante.
- Fecha en que se incluyó y en que se retiró la leyenda “reclamo en trámite”.
- Prórroga aplicada, con la fecha de la comunicación al interesado y el motivo de la demora.
- Fecha y medio de envío de la respuesta, y constancia de recibo.
- Encargados a los que se comunicó la novedad, cuando el reclamo verse sobre datos que se les hayan suministrado.
- Decisión adoptada y, cuando se niegue la supresión o la revocatoria, la norma o cláusula contractual que impone conservar el dato.
ANEXO 5. MATRIZ DE INVENTARIO DE BASES DE DATOS
El Área Jurídica mantiene esta matriz actualizada, la revisa al menos una vez al año y cada vez que se cree una base de datos o cambien sus finalidades. Es el insumo para determinar la obligación de inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos y para responder requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.
| Campo | Contenido | Campo | Contenido |
|---|---|---|---|
| Nombre de la base de datos | Responsable interno | ||
| Categorías de titulares | Finalidades (por grupo A, B, C o D de la Política) | ||
| Categorías de datos | ¿Incluye datos sensibles? ¿Cuáles? | ||
| ¿Incluye datos de menores? | Canal de recolección | ||
| Forma de autorización | Ubicación de la prueba de la autorización | ||
| Soporte (físico o electrónico) y ubicación | ¿El servidor está en Colombia o en el exterior? | ||
| Encargados que acceden | ¿Hay contrato de transmisión suscrito? | ||
| Terceros responsables a los que se transfiere | Medidas de seguridad aplicadas | ||
| Plazo de conservación | Fecha de creación y de última actualización |
Bases de datos que deben quedar inventariadas como mínimo: prospectos y solicitudes de cotización recibidas por el sitio web; contactos y conversaciones de WhatsApp Business; clientes, tomadores, asegurados y beneficiarios; documentación de siniestros; proveedores y contratistas; empleados y candidatos a vacantes; y el registro de solicitudes de habeas data.
ANEXO 6. CLÁUSULAS MÍNIMAS DEL CONTRATO DE TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES
Estas cláusulas se incorporan a todo contrato con un encargado que trate datos personales por cuenta de la Compañía, conforme al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013. Su ausencia impide entregar datos personales al proveedor.
6.1. Objeto y alcance del tratamiento
El encargado tratará los datos personales que le entregue ASISEGUROS LTDA. exclusivamente por cuenta de esta y para las actividades que se describen a continuación: [descripción de las operaciones autorizadas]. El encargado no podrá tratar los datos para finalidades propias ni distintas de las aquí señaladas, ni cederlos o comunicarlos a terceros sin autorización previa y escrita de la Compañía.
6.2. Obligaciones del encargado
- Dar tratamiento a los datos personales, a nombre de la Compañía, conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
- Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en las que se contengan datos personales, adoptando medidas técnicas, humanas y administrativas que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales, obligación que subsiste después de terminado el contrato.
- Dar aplicación a las obligaciones de la Compañía bajo su Política de Tratamiento de Datos Personales, que declara conocer y que se entiende incorporada al contrato.
- Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos que le instruya la Compañía, y actualizar la información reportada por esta dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo.
- Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya ordenado la Compañía o la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Trasladar a la Compañía, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, cualquier consulta o reclamo que reciba de un Titular, e informar de ello al interesado.
- Informar a la Compañía, dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes a su detección, cualquier incidente que afecte la seguridad de los datos personales, con la descripción de los datos y titulares involucrados y de las medidas adoptadas.
- Permitir a la Compañía verificar el cumplimiento de estas obligaciones, mediante auditorías o requerimientos de información.
- Devolver o suprimir los datos personales a la terminación del contrato, según lo instruya la Compañía, y certificar la supresión por escrito, incluidas las copias de respaldo.
- Abstenerse de subcontratar el tratamiento sin autorización previa y escrita de la Compañía; el subcontratista debe quedar sujeto a estas mismas obligaciones.
6.3. Ubicación de la información
El encargado informará por escrito la ubicación de los servidores en los que reposen los datos personales y comunicará a la Compañía, con al menos treinta (30) días de anticipación, cualquier cambio de ubicación. Cuando el tratamiento implique el almacenamiento o tránsito de información fuera de Colombia, las partes reconocen que se trata de una transmisión internacional en los términos del artículo 24 del Decreto 1377 de 2013, amparada en el presente contrato.
6.4. Responsabilidad
El encargado responderá ante la Compañía por los perjuicios que le cause el incumplimiento de estas obligaciones, incluidas las sanciones que la Superintendencia de Industria y Comercio llegue a imponer a la Compañía por hechos imputables al encargado.